Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) w formacie XML.
System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako dobrowolne narzędzie, ale od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce.
Kluczowe daty wdrożenia KSeF
| Data | Wydarzenie |
|---|---|
| 1 stycznia 2022 | Uruchomienie KSeF jako systemu dobrowolnego |
| 1 lutego 2026 | KSeF obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT |
Kogo dotyczy obowiązek KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył:
- Wszystkich podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą w Polsce
- Podmiotów zagranicznych zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Polsce
- Jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek budżetowych
Wyjątki od obowiązku
Niektóre rodzaje transakcji mogą być wyłączone z obowiązku KSeF:
- Faktury do 450 zł (w określonych przypadkach)
- Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności
- Transakcje objęte tajemnicą (np. niektóre zamówienia publiczne)
Jak działa KSeF?
Proces wystawiania faktury w KSeF
- Przygotowanie faktury - utworzenie dokumentu zgodnego ze strukturą XML KSeF
- Podpisanie faktury - użycie podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego lub autoryzacji w systemie
- Wysłanie do KSeF - przesłanie faktury do centralnego systemu
- Nadanie numeru KSeF - system nadaje unikalny identyfikator
- Udostępnienie odbiorcy - faktura jest natychmiast dostępna dla nabywcy
Korzyści z KSeF
- Eliminacja faktur papierowych - wszystko w formie elektronicznej
- Natychmiastowa weryfikacja - system sprawdza poprawność danych
- Bezpieczne przechowywanie - 10 lat archiwizacji w systemie
- Szybszy obieg dokumentów - brak opóźnień pocztowych
- Uproszczona kontrola - wszystkie dane w jednym miejscu
Jak przygotować firmę na KSeF?
Krok 1: Audyt obecnych procesów
Przeanalizuj, jak obecnie wystawiasz i otrzymujesz faktury:
- Jaki system fakturowania używasz?
- Ile faktur wystawiasz miesięcznie?
- Jak przechowujesz dokumenty?
Krok 2: Wybór odpowiedniego oprogramowania
Wybierz system, który:
- Jest w pełni zintegrowany z KSeF
- Automatyzuje proces wystawiania faktur
- Oferuje wsparcie techniczne
Deklaro jest w pełni przygotowane na KSeF. Nasza platforma automatycznie waliduje i wysyła faktury do systemu, eliminując ryzyko błędów i oszczędzając Twój czas.
Krok 3: Szkolenie pracowników
Przeszkol zespół w zakresie:
- Nowych procedur fakturowania
- Obsługi systemu KSeF
- Rozwiązywania problemów technicznych
Krok 4: Testy przed wdrożeniem
Wykorzystaj środowisko testowe KSeF, aby:
- Sprawdzić integrację systemów
- Przećwiczyć procedury
- Zidentyfikować potencjalne problemy
Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF
- Odkładanie przygotowań na ostatnią chwilę - wdrożenie wymaga czasu
- Brak szkoleń - pracownicy muszą znać nowe procedury
- Niedostosowane oprogramowanie - stare systemy mogą nie wspierać KSeF
- Ignorowanie testów - testy pomagają uniknąć problemów produkcyjnych
Podsumowanie
KSeF to największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Warto zacząć przygotowania już teraz, aby:
- Uniknąć stresu przed terminem
- Wykorzystać okres przejściowy na testy
- Zapewnić płynne przejście na nowy system
Chcesz być gotowy na KSeF? Dołącz do listy oczekujących Deklaro i bądź pierwszy, gdy uruchomimy naszą platformę z pełną integracją KSeF.
